5 bước thay đổi, áp dụng công cụ quản lý tự động để bắt kịp tốc độ cạnh tranh

00:59

Nếu bắt đầu xây dựng một hệ thống mới và làm việc với những cộng sự mới bạn sẽ nhàn hơn bởi mọi việc sẽ được mặc định ngay từ đầu. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đã có thói quen quản lý cũ và muốn thay đổi thì sao?

Cũng giống như việc viết lên một tờ giấy trắng sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn phải tẩy đi rồi viết lại. Bài viết này chỉ dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đang muốn tìm hiểu & áp dụng những công cụ quản lý tự động. Hi vọng qua đây, bạn có thể bớt được thời gian, công sức và sớm thành công hơn trong việc thay đổi công cụ quản trị.

Ngày này nhờ sự phát triển của công nghệ và nhu cầu chung của nhiều doanh nghiệp, chi phí cho một hệ thống tự động như bán hàng, quản lý khách hàng,... cơ bản đã rẻ chỉ bằng một một cốc trà đá/ ngày. Tuy nhiên nhiều chủ doanh nghiệp vẫn chưa hề ý thức được lợi ích của các công cụ hỗ trợ quản lý, giám sát giúp doanh nghiệp xây dựng bộ máy hiệu quả & tối ưu chi phí hơn. Chính vì chưa hiểu được lợi ích dẫn đến triển khai sơ sài, không quyết liệt, nhân viên không chịu thực thi và rồi chuyện đâu lại vào đấy.

Hãy tham khảo 5 bước mà tôi gợi ý dưới đây để bắt đầu thay đối cách mà bạn làm việc hằng ngày.

1. Tầm nhìn và quyết tâm từ lãnh đạo doanh nghiệp.

Thực tế những người có mong muốn triển khai áp dụng các công cụ quản lý tự động này không hẳn đã là chủ doanh nghiệp, trong một vài buổi hội thảo tôi cũng có gặp một vài trường hợp họ chỉ là nhân viên kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh,... Tuy nhiên họ lại có nhu cầu áp dụng các công cụ này để mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc.

Vậy rõ ràng xếp của bạn chưa nhìn nhận ra được vấn đề, và bây giờ bạn phải thuyết phục xếp về những lợi ích tuyệt vời của sự thay đổi này. Tuy nhiên đó cũng chỉ là bề nổi của tảng băng mà thôi, rất có thể xếp bạn chỉ coi đó là một thử nghiệm hoặc thấy hay thì dùng thử nhưng chưa thực sự quyết liệt. Bởi vậy hãy chắc chắn rằng xếp bạn đã thực sự hiểu và thấy được vai trò quan trọng của việc thay đổi này, nhờ thế mới có sự quyết liệt và truyền cảm hứng được cho tất cả nhân viên.

Còn nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang tìm hiểu về những điều này thì quá tốt rồi, chắc hẳn bạn đã hiểu được vai trò và bây giờ chỉ là làm sao để áp dụng được cho hiệu quả thôi phải không?

2. Lựa chọn công cụ quản trị

Tùy vào từng loại hình kinh doanh, mô hình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp mà chúng ta có các phần mềm hỗ trợ quản lý khác nhau. mỗi loại phần mềm lại có những ưu nhược điểm mà bạn cần phải tìm hiểu kỹ trước khi đưa vào hoạt động.

Bạn có thể tham khảo bằng cách:
- Nếu là bán lẻ, tới các doanh nghiệp có mô hình tương tự bạn để xem họ đang sử dụng công cụ nào (Bạn có thể hỏi thẳng nhân viên bán hàng hoặc nhìn vào màn hình máy tính của họ để xem họ đang dùng cái gì?).
- Mô hình B2B, tiếp cận nhân viên kinh doanh như một khách hàng để trao đổi, chia sẻ rồi hỏi khéo nhân viên kinh doanh.
- Gặp trực tiếp nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp cung cấp phần mềm (nếu là công cụ được cung cấp hoặc phân phối bởi các công ty Việt Nam).

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu đặc biệt hoặc muốn có một hệ thống riêng thì câu chuyện sẽ trở nên phức tạp hơn nhiều, lúc đó bạn cần phải tìm một công ty phần mềm có uy tín để trao đổi và sẽ mất thêm nhiều thời gian đồng nghĩa với tốn thêm nhiều chi phí hơn.

VD: Nếu như bạn có một chuỗi cửa hàng thì nên sử dụng các phần mềm tập trung nhiều tính năng cho việc quản lý chuỗi thay vì một cửa hàng như những phần mềm còn lại.

Hay như bạn cần sử dụng một hệ thống CRM từ nước ngoài với tính năng phong phú hơn nhưng nhân viên của bạn lại kém tiếng anh thì cũng nên cân nhắc tới 1 hệ thống tại Việt Nam.

3. Đặc biệt chú trọng đến những quản lý cấp trung.

Nhân viên quản lý cấp trung là những người trực tiếp khai thác. Bởi thế họ là những người đầu tiên phải thông. Mọi công việc triển khai xuống dưới có xuôi hay không đều thông qua những người này. Họ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hướng dẫn, triển khai, đôn đốc, tạo động lực cho nhân viên cấp dưới thực thi. Ngoài ra họ cũng thường xuyên theo dõi các báo cáo trên hệ thống để đưa ra các quyết định cho từng giai đoạn nên buộc phải hiểu và nắm rõ cách thức khai thác, triển khai.

Các nhân viên cấp trung này thường sẽ là người đứng đầu phòng kinh doanh, giám sát, đào tạo, kế toán, marketing, nhập hàng, sản xuất, kho hàng... tùy vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp.

3. Đào tạo.

Thông thường các bên cung cấp phần mềm tại Việt Nam sẽ có những buổi đào tạo đi kèm giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng hiểu được hệ thống vận hành như thế nào, làm sao để setup. Đây là những buổi quan trọng dành cho những nhân viên quản lý cấp trung tham gia để tiếp thu và triển khai xuống nhân viên bên dưới, nếu như họ không chú ý thì cả một hệ thống phía dưới sẽ làm sai và hậu quả cũng sẽ tùy thuộc vào tính chất của công việc.

Sau khi các nhân viên cấp trung đã nắm rõ về hệ thống, họ sẽ đào tạo lại cho nhân viên bên dưới của mình về cách thức thực hiện, triển khai cụ thể.

Đối với các doanh nghiệp lớn chắc chắn họ sẽ có một phòng ban chuyên về đào tạo những vấn đề này, tuy nhiên thông thường với các SME sẽ là cấp trên đào tạo trực tiếp cho cấp dưới.

3. Xây dựng cơ chế dành cho nhân viên.

Nếu bạn đã hiểu và biết chắc rằng việc thay đổi này sẽ làm cho công việc kinh doanh trở nên tốt lên vậy hãy đưa ra các quy chế để nhân viên thực hiện nghiêm túc.

Thời gian đầu thông thường là cảnh cáo, nếu tiếp tục vi phạm sẽ phạt vào lương. Ngoài ra nếu nhan viên làm tốt thì cũng nên có phần thưởng khích lệ để động viên tinh thần.

4. Thực hiện.

Đạo tạo xong là một chuyện nhưng đến khi triển khai sẽ có vô số các lỗi nhỏ lặt vặt phát sinh, những lúc như thế, cấp trên sẽ phải là những người trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo thêm để nhân viên có thể nắm vứng được quy trình, cách thức thực hiện đúng.

Cũng đừng quyên liên hệ với support của bên cung cấp khi gặp phải những vấn đề khó khăn khi sử dụng.

Thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi, chia sẻ về những thuận lợi, khó khăn hay những mẹo giúp sử dụng hệ thống dễ dàng hơn trong thời đầu. Thông qua đây, bộ phận quản lý có thể sẽ có những thay đổi cho phù hợp hơn hoặc biết được nhân viên đang yếu ở phần nào để hướng dẫn thêm.

5. Giám sát.

Đừng trông mong quá nhiều vào sự tự giác của nhân viên, đặc biệt là trong thời gian đầu thay đổi. Nên thường xuyên giám sát và nhắc nhở nhân viên nhằm tạo cho họ thói quen trong việc sử dụng hệ thống mới. 

Kết: Bạn có muốn nắm được tình hình doanh số ngay cả trong những ngày nghỉ hay đi du lịch và công tác? đánh giá công việc của từng nhân viên hay tự động hóa các quy trình marketing để tiếp cận khách hàng nhằm giảm thiểu chi phí?

Hãy cố gắng kiên trì & thực sự quyết tâm thay đổi để bắt kịp xu hướng mới trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Nếu có thêm góp ý, hãy comment xuống bên dưới bài viết này, tôi rất hi vọng sẽ được trao đổi chi tiết hơn với các bạn!

Đăng ký nhận bài viết mới

You Might Also Like

0 nhận xét

Contact me

E-mail: hi@tranvanvu.com
Phone number: (+84) 912.73.05.05
Zalo/ Viber: 0912730505
Facebook: fb.com/hi.tranvanvu
Skype: tranvu.ads

Follow me

color of the year 2016, pantone for summer days 󾌢󾌢󾌢

Được đăng bởi Trần Văn Vũ 2 Tháng 6 2016